Dans la mise en œuvre de l’unité de Coordination du Projet, la République de Côte d’Ivoire en accord avec la Banque Mondiale se propose d’utiliser une partie des ressources du projet pour le recrutement d’un Spécialiste en Passation des Marchés.
Identification du Poste : Spécialiste en Passation des marchés
Lieu d’affectation : Abidjan
Nombre de poste à pourvoir : Un (1)
Position hiérarchique : Sous l’autorité du Coordonnateur du Projet.
MANDAT DU SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES
Mettre sur pied la fonction de passation des marchés et en assurer le contrôle qualité ;
Mettre en place les instruments de base de la passation de marchés (manuel des opérations, directives et documents de gestion des marchés conforme aux exigences du manuel d’exécution du projet;
Mettre en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins du projet, dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour périodiquement ;
Développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats ;
Développer les mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés dont le système de classement.
NATURE ET ETENDUE DES SERVICES
Sous la supervision générale du Coordonnateur du projet, le (la) Spécialiste en Passation des Marchés :
Participera à l’élaboration/rédaction de la stratégie de passation des marchés (PPSD) du projet ;
Sera responsable de la mise en place d’un système simple de gestion de la passation des marchés comprenant (i) la planification des opérations de passation des marchés par le biais du nouvel outil dénommé STEP, (ii) le suivi de l’avancement, (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés ;
Sera responsable du contrôle qualité de l’ensemble du processus d’acquisition, et plus précisément de ce qui suit :
- Faire le suivi auprès des services techniques bénéficiaires de l’acquisition ou de l’unité de coordination du projet de la préparation et la finalisation des termes de référence (TDR), pour les acquisitions de service de consultant, et des spécifications techniques des biens et travaux ;
- Faire le contrôle qualité des dossiers d’appel d’offres, et des demandes de propositions (suivant les modèles fournis par l’IDA) devant être soumis à la non objection de l’IDA, et assurer leur transmission/vente selon le cas ;
- procéder au lancement des appels d’offres (le cas échéant aux avis a manifestation d’intérêt ou présélection), selon les modes convenus dans les accords de prêts ou de dons;
- assurer le contrôle qualité des rapports d’évaluation des offres et propositions reçues, y compris des rapports d’ouverture des offres, et assurer le secrétariat des séances publiques d’ouverture des plis
- Assurer que les rapports d’ouverture de plis et d’évaluation des offres sont signés conjointement par les membres désignés de ces commissions ;
- être l’interlocuteur du bailleur de fonds pour toutes les questions relatives aux acquisitions notamment pour toutes les communications liées à l’obtention des non objections du bailleur de fonds ;
- Assurer le contrôle qualité des contrats préparés par les experts techniques, après l’obtention des avis de non objection si c’est requis, et veiller à leurs signatures par les personnes habilitées à le faire ; et
- concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs, et développer des statistiques de gestion qui permettront aux bailleurs de mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés.
Il (elle) sera chargé(e) de vérifier la planification, préparation et charger de la consolidation des plan de passation des marchés des services de consultants et de biens et travaux pour chaque projet ;
Il (elle) sera responsable de l’établissement de tous les rapports d’activités prescrits par le manuel des procédures d’acquisition de l’unité de coordination du projet, mais également de tout autre rapport que les bailleurs pourraient demander dans le cadre de l’exécution du projet.
Il (elle) devra mettre en place un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ces marché y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a posteriori de l’IDA.
INCOMPATIBILITE AVEC CERTAINES FONCTIONS D’EXECUTION
Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le (la) Spécialiste en Passation des Marchés :
- ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation à laquelle il/elle apporte un conseil utile pour le respect des règles ; il/elle pourrait cependant assurer le secrétariat de la Commission des Marchés, organe de contrôle interne ;
- ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché notamment (i) les réceptions de qualité ou de quantité et (ii) le paiement ; il/elle devra collaborer étroitement avec le service commis à ces tâches afin d’apporter un éclairage en cas de contentieux dans l’interprétation des clauses du contrat ; et
- ne devra pas être dans une position de gestionnaire comptable de matières.
ROLE DE CONSEIL AUPRES DU COORDONNATEUR DU PROJET
Dans sa mission au sein de l’équipe, le (la) Spécialiste en Passation des Marchés apportera un conseil utile à tous les membres de l’équipe dans :
- la phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché ;
- l’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires ;
- la réponse aux commentaires de la Banque et de tout autre bailleur de fonds ;
- les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des marchés ne peut être résolu à l’interne ;
- l’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles ; et
- l’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l’exécution du contrat.
OBLIGATIONS DU SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES
Le (la) Spécialiste en Passation des Marchés signera un contrat de performance avec la coordination du projet afin d’assurer en temps voulu (i) la production régulière des mises à jour du plan de passation des marchés du projet, (iii) le rapport d’activité mensuel, (iii) la qualité des dossiers d’acquisition, y compris ceux soumis à l’avis de non objection de la Banque, et (iv) la tenue à jour des fiches d’acquisition devant servir de support aux revues a posteriori des marchés (PPRs) passés qu’effectuera la Banque. Le SPM remettra à l’unité de coordination du projet un rapport mensuel d’activités au plus tard quinze (15) jours après la fin du mois auquel il se rapporte et un rapport final en fin de mandat.
Ces rapports comprendront en outre les recommandations du comptable sur les décaissements et devront être remis en deux exemplaires à la coordination. Le modèle de rapport à fournir sera défini en accord avec l’IDA et comportera au minimum les informations sur les marchés requises dans le Rapport de Suivi Financier (RSF) du projet.
OBLIGATIONS DE L’ADMINISTRATION (PROJET)
L’administration remettra au Spécialiste en Passation des Marchés l’ensemble des documents, dossiers et outils appropriés et nécessaires à l’exécution de sa mission. Elle remettra également à la disposition dudit spécialiste, les locaux et équipements nécessaires pour assurer une bonne prestation de service. Une évaluation de la performance du SPM sera faite lors des PPRs et joint au rapport semestriel du projet.
QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES ET ACADEMIQUES
- Un diplôme supérieur en Ingénierie, Administration publique, Droit commercial, ou Gestion (minimum Bac + 4 ans, équivalent d'une maîtrise (Master);
- Excellente connaissance des techniques de passation des marchés en général et des règles de procédures de passation des marchés des banques multilatérales de développement: Banque africaine de développement et Banque mondiale, aussi bien que du cycle de projet ;
- Expérience professionnelle : 10 ans minimum dont 5 ans au moins dans le domaine de la passation des marchés en qualité d’expert en passation des marchés pour des projets cofinancés par la Banque mondiale ;
- Bonne connaissance du français de même qu’une aptitude à communiquer oralement et verbalement aussi bien avec les responsables du projet, que la hiérarchie et les collègues;
- Une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la Passation de marchés publics;
- Une connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Power Point, E-mail et autres outils de communication); et
- Bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
Etapes de recrutement
Le recrutement se déroulera en trois (03) phases suivantes:
une phase de présélection sur analyse de dossiers ;
une phase d’entretiens ;
une phase de négociation du contrat.
Critères de présélection et de sélection des candidats
Une grille de présélection arrêtée par PARU sera établie en considération des termes de référence validé par la Banque mondiale.
La sélection des candidats sera basée sur les critères non exhaustifs suivants :
la qualification ou le niveau d’étude (diplôme) ;
l’expérience professionnelle globale, spécifique et similaire ;
la connaissance des procédures de passation des marchés ;
l’aptitude à travailler en équipe et à exécuter des missions de terrain.
Méthode de sélection et dossier de candidature
Le recrutement sera effectué par Sélection de Consultant Individuel sur la base des procédures définies dans les Directives Passation des Marchés dans le cadre du Financement de Projets d’Investissement (FPI) pour les Fournitures, Travaux, Services autres que des Services de Consultants et Services de Consultants de la Banque mondiale version de Juillet 2016, révisions en Novembre 2017 et Août 2018. Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette offre sont prié(e)s de préparer un dossier de candidature comportant les éléments suivants :
Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur du PARU;
Un curriculum vitae détaillé ;
Les noms et les coordonnées de trois (3) personnes de référence ;
Une copie légalisée des diplômes et attestations de travail.
DUREE DU CONTRAT
La durée totale des prestations est de 1 an renouvelable à temps plein. Le (la) candidat(e) retenu(e) sera invité(e) à signer un contrat d’une année renouvelable compte tenu de ses performances. Le (la) Spécialiste en Passation des Marchés sera recruté(e) pour la durée du PARU. Toutefois, la poursuite de son contrat de travail d’une année d’activité à l’autre, est subordonnée à l’évaluation annuelle satisfaisante de ses performances faites par le Coordonnateur du PARU, et après avis favorable de la Banque Mondiale.
